Typologie des dossiers des organisations: Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

H. Dossiers des ressources mobilières et immobilières

Dossiers des ressources mobilières et immobilières H 176 Typologie des dossiers des organisations H.1. DOSSIERS D’ACQUISITION H.1. Dossiers D’Acquisition 1. CONTEXTE DE CRéATION L’organisation doit régulièrement se procurer les biens mobiliers et les services nécessaires à la réalisation de ses activités. Pour ce faire, elle effectue certaines actions telles que la recherche de fournisseurs, la passation de commandes ou la signature de contrat de service, la surveillance des livraisons, ainsi que le contrôle de la conformité des éléments commandés et du respect des contrats jusqu’au paiement des factures. 2. FONCTION Le dossier d’acquisition de biens mobiliers et de services permet: • de recueillir les commandes des services de l’organisation; • de fournir les informations nécessaires au choix de biens mobiliers ou de services entre différents fournisseurs; • d’engager le processus de commandes lui-même, de l’ordre d’achat au paiement de la facture. 3. DESCRIPTION DES DOSSIERS Type de dossier Contenu Dossier principal d’acquisition Bon de commande des services* Commande proprement dite Connaissement* Facture* État de compte* Dossiers de travail Catalogues de fournisseurs Offres de services* * La présence d’un astérisque signifie que ce document a été étudié dans l’ouvrage sur la typologie des documents (Louise Gagnon-Arguin et Hélène Vien [1998]. Typologie des documents des organisations; de la création à la conservation, Québec, Presses de l’Université du Québec). 4. RESPONSABLE C’est la direction de l’approvisionnement ou la direction des achats qui est généralement responsable des dossiers d’acquisition de biens mobiliers et de services. H – Dossiers des ressources mobilières et immobilières 177 DOSSIERS D’ACQUISITION H.1. 5. CONSERVATION Les dossiers des acquisitions témoignent des transactions faites par l’organisation en vue d’acquérir des biens ou des services. Ils sont conservés pour des raisons administratives, financières ou légales. Leurs délais de conservation varient selon les garanties accompagnant les biens ou services. Ils peuvent aussi être conservés en permanence comme archives historiques après avoir fait l’objet d’un tri selon des critères définis par le service des archives ou la personne responsable de leur conservation1. La version numérique des documents de ces dossiers est soumise aux mêmes exigences que la version papier. 6. MéTADONNéES OBLIGATOIRES DU DOSSIER Caractéristiques matérielles Chemin d’accès Classification Domaine/Objet Mot clé Processus/Activité Date du dossier Date d’ouverture Date de fermeture Identifiant du dossier Limite d’accès Règle de conservation Délai de conservation Détenteur principal Numéro de règle de conservation Statut Statut archivistique Statut d’autorité d’enregistrement Statut de version Titre du dossier Unité administrative propriétaire 7. éLéMENTS DU TITRE DU DOSSIER Nom de l’organisation, nom du bien mobilier ou du service, nom du fournisseur du bien mobilier, nom du prestataire de service, types de documents, date de création du dossier ou dates extrêmes des documents contenus dans le dossier. 8. INFORMATIONS COMPLéMENTAIRES Dossier organique: Les dossiers d’acquisition de biens mobiliers et de services sont constitués lors de l’achat de biens ou de l’entente de service et se terminent par la réception du bien ou la fin de l’entente. 1. On consultera le chapitre de l’ouvrage de BAnQ portant sur le tri archivistique afin de déterminer les critères de tri: Marthe Bégin, Hélène Cadieux, Martin Lavoie, Jean-Luc Milette et Johanne Mont-Redon (2005). Normes et procédures archivistiques – Chapitre sur le tri d’archives, Montréal, BAnQ, 24 p. 178 Typologie des dossiers des organisations H.1. DOSSIERS D’ACQUISITION Les dossiers de fournisseurs servent de référence en vue de l’achat de biens ou la recherche de services. Le contexte électronique a permis la mise en ligne de plusieurs activités reliées à l’acquisition. Le tableau suivant présente cette réalité: Type de document Mode d’accès électronique Catalogue de fournisseur Site Web Bon de commande Intranet Connaissement Suivi en ligne État de compte Suivi en ligne Facture Suivi en ligne, courriel Les acquisitions de biens mobiliers et de services sont soumises à la préparation des prévisions budgétaires et à l’acceptation du budget...