Typologie des dossiers des organisations: Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

F. Dossiers des communications

Dossiers des communications F Dans une organisation, les communications constituent le centre nerveux des relations entre la direction et les employés et entre l’organisation et le monde extérieur, qu’il s’agisse des clients, des collaborateurs ou du public en général. Le développement des activités reliées aux communications a amené la reconnaissance de divers outils qui en assurent la qualité et l’efficacité et qui garantissent les meilleures relations possible, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des cadres de l’organisation . Il s’agit du plan de communication, dans lequel s’inscrivent les orientations générales que l’organisation souhaite adopter et ses réalisations concrètes (communications internes et externes, relations publiques et plan marketing). Les communications exigent l’intervention de différents genres de spécialistes allant du rédacteur de contenu au dessinateur ou réalisateur, car le message s’inscrit dans les moyens employés pour le diffuser, lesquels sont de plus en plus variés (image de marque, site Web, messages publicitaires à grande diffusion, etc.). Selon la dimension d’une organisation, la responsabilité des communications sera confiée à un service en particulier ou fera partie des tâches attribuées à un membre du personnel . Toutefois, les orientations reviennent à la haute direction. 130 Typologie des dossiers des organisations F.1. DOSSIERS DU PLAN DE COMMUNICATION f.1. Dossiers Du plAn De communicAtion 1. CONTEXTE DE CRéATION Le plan de communication constitue la base des communications d’une organisation. Il est créé dans le but d’identifier les moyens que celle-ci veut mettre en œuvre pour assurer ses relations avec ses clients ou avec le public en général, en fonction de sa mission et de ses objectifs. 2. FONCTION Le dossier du plan de communication sert à regrouper l’ensemble des informations nécessaires à la préparation, à la rédaction et à la mise en œuvre du plan lui-même. 3. DESCRIPTION DES DOSSIERS Type de dossier Contenu Dossier principal Plan de communication adopté* Résolution du CA ou de la direction concernant l’adoption du plan ainsi que son opérationnalisation* Documents relatifs à l’évaluation du plan de communication Dossier de travail Plans de communication antérieurs Plans de communication d’autres organisations Rapport annuel de l’organisation* Plan de développement de l’organisation Objectifs visés Clientèle cible Canaux de diffusion Statistiques ou études préliminaires Stratégies de diffusion Calendrier de réalisation Budget* * La présence d’un astérisque signifie que ce document a été étudié dans l’ouvrage sur la typologie des documents (Louise Gagnon-Arguin et Hélène Vien [1998]. Typologie des documents des organisations; de la création à la conservation, Québec, Presses de l’Université du Québec). 4. RESPONSABLE C’est au directeur des communications ou à la personne qui en tient lieu que revient la responsabilité principale de ces dossiers dans une organisation. F – Dossiers des communications 131 DOSSIERS DU PLAN DE COMMUNICATION F.1. 5. CONSERVATION Les dossiers du plan de communication témoignent des orientations que l’organisation veut donner à ses relations avec sa clientèle et le public. Ils sont conservés en permanence comme archives historiques. Un tri est opéré dans ces dossiers selon des critères définis par le service des archives ou la personne responsable de leur conservation1. La version numérique des documents de ces dossiers est soumise aux mêmes exigences que la version papier. 6. MéTADONNéES OBLIGATOIRES DU DOSSIER Caractéristiques matérielles Chemin d’accès Classification Domaine/Objet Mot clé Processus/Activité Date du dossier Date d’ouverture Date de fermeture Identifiant du dossier Limite d’accès Règle de conservation Délai de conservation Détenteur principal Numéro de règle de conservation Statut Statut archivistique Statut d’autorité d’enregistrement Statut de version Titre du dossier Unité administrative propriétaire 7. éLéMENTS DU TITRE DU DOSSIER Nom de l’organisation, types de documents, date de création du dossier ou dates extrêmes des documents contenus dans le dossier. 8. INFORMATIONS COMPLéMENTAIRES Les stratégies de communication reposent sur un plan de communication élaboré et adopté par la direction d’une organisation. 1. On consultera le chapitre de l’ouvrage de BAnQ portant sur le tri archivistique afin de déterminer les critères de tri: Marthe...