La boîte à outils sur l'application des connaissances

13. Tirer parti des technologies

13 Tirer parti des technologies nétiquette, navigateurs et Listes de distribution Ne pas utiliser un ordinateur – bien et à fond – serait aussi absurde que de ne pas utiliser le stylo à bille ou le téléphone. Dans un monde où les pièces jointes, les blogues et les vidéos virales font la loi, c’est vraiment l’informatique ou la mort! cOuRRIER ÉLEcTRONIquE Tout le monde utilise le courrier électronique, mais tout le monde ne l’utilise pas correctement. Le respect des règles d’or de la «nétiquette» peut être utile: • Soyez bref et concis dans vos messages. Insérez un «signe de reconnaissance» dans la première phrase pour éviter à votre message de se retrouver avec les messages indésirables dans la corbeille. • Un message électronique, un objet. Si le message comporte plusieurs points, utilisez une liste numérotée. • Toutes les règles conventionnelles de grammaire, d’orthographe et de ponctuation s’appliquent aux messages électroniques. 250 La boîte à outils sur l’application des connaissances • N’écrivez jamais en lettres MAJUSCULES. Elles donnent l’impression que vous «criez» après le lecteur. • N’envoyez jamais un message sans l’avoir relu au préalable pour corriger les fautes. • Vérifiez toujours les champs «À», «Cc» et «Cci» avant d’envoyer un message. Il n’y a rien de pire que d’envoyer un message au mauvais destinataire, surtout s’il contient des informations sensibles. • Répondez aussitôt aux messages électroniques, même si vous devez simplement accuser réception. • Ne partez jamais du principe qu’un message restera confidentiel. • Entrez un objet qui a un sens évident pour le destinataire. • Utilisez l’option «Répondre à tous» avec modération. • Utilisez du texte normal. Restez simple. • Limitez les pièces jointes à 1 Mo sauf si le destinataire a une connexion haut débit. Sinon, prévenez-le avant d’envoyer le message. • Ne joignez pas un document que l’on peut ajouter par un simple copier-coller. • N’abusez pas de la fonction «Importance». • Si un message électronique est urgent, précisez-le dans l’objet du messsage. ENCADRé 13.1 Qui a besoin de recevoir votre message?«A»: ce champ est pour les destinataires directs, ceux dont vous attendez une action ou une réponse.«Cc» (copie): pour les destinataires indirects, ceux qui doivent «être informés». Ne copiez que vers le haut de la hiérarchie, nombreux sont ceux qui se sentent offensés si vous mettez leurs subordonnés en copie.«Bcc» (copie cachée): permet d’ajouter des destinataires anonymes. En parallèle, un message qui en apparence vous a été envoyé peut avoir été envoyé à d’autres en copie cachée. Tirer parti des technologies 251 ressources 1. «Email Etiquette Rules for Effective Email Replies», , consulté le 14 octobre 2010. 2. I Will Follow Services (1997). «Email Etiquette», , consulté le 14 octobre 2010. 3. Thorton, S. (1998). «Rules and Regulations: Email Etiquette», , consulté le 14 octobre 2010. 4. Bauer, J. et Jerz, D. (2004). «Writing Effective E-Mail: Top 10 Tips», , consulté le 14 octobre 2010. 5. Kuntze, M. et al. (2002). «Communications Strategies for World Bank- and IMF-Watchers: New Tools for Networking and Collaboration», , consulté le 14 octobre 2010. Le manifeste de Gilbert sur le courrier électronique Le manifeste sur le courrier électronique de Michael Gilbert stipule que le courrier électronique est un outil stratégique absolument indispensable qui doit primer. Avant de créer un site Web, des podcasts ou toute autre stratégie de communication électronique, comprendre la notion de courrier électronique et respecter les 3 règles d’or de Gilbert peut permettre de renforcer de manière significative la présence en ligne et l’influence de votre organisation: • Règle 1: les ressources consacrées aux stratégies de courrier électronique sont beaucoup plus utiles que les mêmes ressources consacrées aux stratégies Web. • Règle 2: un site Web articulé autour d’une stratégie de courrier électronique est beaucoup plus utile qu’un site Web articulé sur lui-même. • Règle 3: une réflexion orientée sur le courrier électronique produira une meilleure stratégie globale. 252 La boîte à outils sur l’application des connaissances ENCADRé 13.2 Mauvaise utilisation du courrier électronique • Ne collecte pas les adresses électroniques; • Achat d’adresses électroniques (comme les spammeurs); • Investissement dans des sites Web plutôt que...