Gérez un projet de changement technologique: Un guide, une démarche et des outils

4 - Phase 3 (La transition)

VOTRE OBJECTIF 4 la troisième phase lA trAnsition Réaliser le changement avec la participation de tous les groupes d’acteurs concernés. LA MESURE DE SON ATTEINTE Les acteurs utilisent la nouvelle technologie. LE FACTEUR DE SUCCÈS Une équipe technique et de projet compétente. 0 Gérez un projet de changement technologique la Phase De traNsitioN Voici venu le temps de passer de l’ancien système au nouveau. Indéniablement , il s’agit d’une phase particulièrement difficile et complexe puisque les processus de travail sont chambardés, la nouvelle technologie nécessite des ajustements et, en conséquence, la majorité des utilisateurs éprouvent certaines difficultés à réaliser leur tâche. Patiemment, il faut alors mettre en place des conditions propices au changement, par exemple de la formation adaptée aux besoins particuliers de chaque poste, une période d’essai durant laquelle les deux systèmes se chevaucheront ou encore des employés additionnels pour éviter les surcharges de travail. Ainsi, non seulement faut-il s’assurer de préparer les personnels au changement, mais de surcroît il faut préparer les lieux de travail. La réalisation de certains changements nécessite en effet l’ajout d’appareils, le réaménagement des locaux ou même un déménagement. Dans tous les cas, les employés sont soumis à un grand stress pour arriver à maîtriser leur nouvel environnement de travail. Mais dites-vous que la qualité de votre écoute et un soutien adéquat peuvent changer bien des choses. Quant à l’équipe technique, lui fixer des objectifs de temps irréalistes ou lui allouer un budget très réduit l’obligera à tourner les coins ronds au moment précis où elle doit avoir les coudées franches pour faciliter la transition en y allouant toutes les ressources nécessaires. Notez que certaines de ces activités ont été amorcées en phase de légitimation; dans le cas où elles se poursuivent durant la transition, nous avons cru bon de les répéter en précisant les sous-activités propres à la transition. Voici donc de façon plus détaillée, les activités suggérées pour réaliser une transition sans trop de heurts. La troisième phase: la transition 1 un mécanisme de développement bien pensé! Une organisation a recours à un contrat d’intégration de biens et services pour développer un système de gestion de bases de données très complexe. Les employés des deux organisations (client et fournisseur) partagent les mêmes locaux; une procédure de développement incluant des mécanismes d’assurance qualité sont mis en œuvre: à partir d’une spécification définie par les utilisateurs, les analystes du fournisseur complètent la programmation . La fonctionnalité est ensuite testée et approuvée par un gestionnaire de l’organisation cliente. En cas de mésentente, le problème est soumis aux deux chefs de projet qui, ensemble, trouvent une solution. Le processus Planifier p A c t 1    Votre objectif: Préparer avec tous les acteurs un plan de transition et le modifier au besoin. La mesure de son atteinte: L’absence de crise ou de panique générale. Le facteur de succès: Le réalisme et la souplesse du plan de transition. Les activités de planification visent à établir de concert avec les groupes d’acteurs, un plan d’implantation de la technologie. Ce plan doit inclure un calendrier des activités à réaliser et des ressources humaines, techniques et financières nécessaires pour chaque activité. Le plan doit également préciser pour chaque activité, quels seront les acteurs touchés, les impacts sur leurs tâches et les mesures à mettre en œuvre pour faciliter le changement. Mais surtout, il faut prévoir un mécanisme de suivi de projet qui intègre tous les acteurs et permet au responsable de la planification d’adapter le plan en fonction des difficultés éprouvées par les utilisateurs. Pour ce faire, il doit détenir un pouvoir discrétionnaire qui lui donne accès à des ressources additionnelles , lorsque le besoin s’en fait sentir. Il doit également faire le point régulièrement avec les responsables des trois autres processus PACT. Voici quelques activités liées au processus de planification en phase de transition...