Gérez un projet de changement technologique: Un guide, une démarche et des outils

5 - Phase 4 (L'appropriation)

VOTRE OBJECTIF 5 la quatrième phase l’AppropriAtion Institutionnaliser le changement auprès de tous les groupes d’acteurs et de l’organisation. LA MESURE DE SON ATTEINTE Les acteurs concernés par ce changement vantent les mérites des nouvelles façons de faire et de la nouvelle technologie. LE FACTEUR DE SUCCÈS L’esprit d’équipe et de collaboration entre les divers groupes d’acteurs. 80 Gérez un projet de changement technologique la Phase D’aPProPriatioN Les derniers modules, les dernières fonctionnalités de la nouvelle technologie sont maintenant opérationnels, vous quittez donc la phase de transition pour aborder la dernière, celle de l’appropriation. Comme son nom l’indique, ce qui est recherché est l’institutionnalisation du changement, c’est-à-dire que celui-ci entre pour ainsi dire dans les mœurs et s’inscrive dans le fonctionnement normal de l’organisation. L’heure est à la consolidation des acquis et au bilan. Gérer le savoir issu de cette expérience peut se faire en documentant les nouveaux processus de travail, en finalisant les flux d’information et en rajustant les tâches et les processus. L’heure est également au bilan formel du projet de changement technologique. Vous tirerez alors de l’expérience vécue quelques leçons qui seront utiles pour les projets à venir. C’est également le temps de reconnaître les efforts de tous et de célébrer. La boucle peut maintenant être refermée sur chacun des processus PACT. Des adieux au vieux système d’information! L’entreprise avait dû implanter en quelques mois seulement un système intégré de gestion de type ERP. Une fois la technologie en place et fonctionnelle, on s’est efforcé de «faire les choses autrement». En effet, dans cette précipitation, toutes les énergies avaient été concentrées autour de l’apprentissage technologique. Il était temps de revoir les processus de travail et d’actualiser les bénéfices potentiels offerts par le système. Le travail en comités a donc repris et les employés ont revu les processus de travail en entier. Lors d’une célébration que personne n’est près d’oublier, un vieil ordinateur sur lequel roulait le système maintenant remplacé, a été détruit! Personne n’aurait voulu retourner à cette façon de faire désuète! La quatrième phase: l’appropriation 81 Le processus Planifier p A c t 1    Votre objectif: Faire le bilan du projet et apporter les derniers ajustements, s’il y a lieu. La mesure de son atteinte: Le bilan comporte des éléments positifs et des points à améliorer. Le facteur de succès: L’honnêteté du bilan. Le projet de changement technologique répondait à un objectif stratégique de l’organisation, évaluons maintenant le niveau d’atteinte de ce but. Pour ce faire, le responsable de la planification doit réaliser, avec la participation de tous les acteurs, un bilan formel du projet. Certaines modifications seront proposées afin d’améliorer la performance de la technologie, l’efficience des processus de travail et la satisfaction des utilisateurs. C’est le temps de faire les choses différemment et, pour y parvenir, les équipes de travail mises en place lors de la phase de transition seront des plus utiles. Voici donc quelques activités susceptibles d’appuyer les activités de planification en phase d’appropriation. activités De PlaNificatioN ProPosées 1. réaliser avec la participation des acteurs, un bilan formel du projet de changement technologique. Le bilan demande d’abord de revoir le ou les objectifs organisationnels poursuivis lors du choix de ce projet de changement technologique . Ceux-ci vous permettront d’évaluer la réussite du projet de changement technologique. Les objectifs visés par l’organisation sont-ils atteints? Voyons si la nouvelle technologie livre les bénéfices attendus. Dans de nombreux cas, les employés font les choses comme avant, sauf que le système d’information qui les soutient est maintenant différent. Si telle est la situation chez vous, la phase d’appropriation et ses diverses activités vous aideront à tirer profit des investissements technologiques réalisés. Le bilan inclura une étude de satisfaction des acteurs, second critère de succès d’un projet de changement technologique. Il doit également comprendre une évaluation du...