Le plan de communication: Une approche pour agir en société

Étape 13

ÉTAPE ÉTAPE Produire un rapport final Après un certain temps, il devient normal de cheminer sur des sentiers balisés antérieurement . Les notes prises tout au long du travail avec le plan de communication et les résultats obtenus à l’étape précédente sont des éléments essentiels de ce rapport final. Il importe que le communicateur développe l’habitude, soit de rédiger lui-même un journal de bord, soit d’en charger quelqu’un d’autre. Il y inscrit toutes ses démarches,etce,tantdupointdevuetechnique que contextuel ; la tenue de ce journal demande unecertaineténacitéquiserévèletoujoursfructueuse .Aveclesmilleetunetâchesquedemande la réalisation d’un plan de communication, la finesse des observations peut s’étioler avec le 13 182 Le plan de communication temps, et ce, à un tel point qu’il est utopique de vouloir produire un rapport final, de quelque forme que ce soit, sans s’appuyer sur un solide carnet de bord. Nous suggérons tant à l’étudiant en formation qu’au professionnel de la communication, jeune ou moins jeune, de créer d’une banque de données réunissant les principales décisions prises lors de la mise en œuvre d’un plan de communication. Plusieurs logiciels offrent de telles possibilités, certains étant même compatibles. Un repérage des champs par mots clés produit à la longue, une somme imposante d’éléments de référence qui pourra toujours être mis à profit. Sans y référer comme un « bloqueur » d’imaginaire, sa consultation est intéressante lors des nécessaires remises en question. Le tableau 37 montre à quoi pourrait ressembler une telle banque de données. L’usage du copié et collé rend le travail de compilation des données beaucoup plus facile et les champs peuvent accueillir des textes, des chiffres ou des graphiques. La détermination des mots clés relève des aptitudes mnémotechniques de chacun ; cette personnalisation est importante, car elle doitpouvoirsemaintenirdansletemps.Ceclassementdel’informationdevient finalement un rituel de fin de projet, un moment de retour sur le travail accompli et une préparation psychologique au passage à un autre projet. La formulation de ce rapport diffère grandement d’un bailleur de fonds à l’autre. Le rapport narratif, jadis populaire auprès des grands organismes subventionnaires, est remplacé par des rapports axés sur la gestion par résultats (GAR). Comme nous l’avons relevé lors de la première étape, dans la GAR, l’organisation de l’information est condensée afin de permettre une analyse rapide des principaux enjeux. L’Agence canadienne pour le développement international (ACDI) met à la disposition de ses collaborateurs des outils de formation, notamment des cédéroms gratuits. Diverses universités offrent aussi des programmes de formation dans ce domaine. Les communicateurs sociaux doivent aussi penser rendre des comptes à la communauté qui a accueilli le programme d’intervention ; des activités d’animation peuvent donc être prévues à cet effet. Il est particuli èrement important de tenir des réjouissances avec nos collaborateurs immédiats. Souvent, des personnes se sont données corps et âme à la cause que nous partageons et il est juste de les remercier et de témoigner l’affection que nous leur portons. Même s’il y a une logique utilitaire à ces événements, la logique émotive doit primer. Les petites soirées vins et fromages avec les autorités locales ne remplacent cependant pas le résumé de quelques pages qui rappelle les objectifs visés, leurs justifications, les partenaires, le déroulement des événements Étape 13 183 Tableau 37 Banque de données relatives au plan de communication Objet de la campagne Objet de la campagne Lieu de déroulement Lieu de déroulement Organisme tuteur Organisme tuteur Organismes associés Organismes associés Année Année Mot clé I Durée Durée MOT CLÉ I Budget aIloué Budget aIloué Historique Historique Mot clé Il Contexte Contexte MOT CLÉ II Auditoire pressenti Auditoire pressenti Membres du COCO Membres du COCO Protocole d’entente Protocole d’entente Mot clé III Décisions prises: étape 1 Décisions prises: étape 1 MOT CLÉ III Décisions prises: étape 2 Décisions prises: étape 2 Décisions prises: étape 3 Décisions prises: étape 3 Décisions prises: étape 4 Décisions prises: étape 4 Mot clé IV Décisions prises: étape 5 D...