Typologie des documents des organisations – de la création à la conservation ed. by Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas, et Dominique Maurel (review)

À une époque où les actions et décisions se basent sur les données massives, sont diffusées sur les réseaux sociaux, sont annotées dans des espaces d’infonuagiques partagés, sont décrites dans des échanges de courrier électronique, sont préservées dans des collections d’archives numériques ou sont consultées à l’aide d’outils d’analyse de l’information et des données, un livre sur les documents et les formes qu’ils prennent pourrait sembler quelque peu inusité. . . .

– Préface de Luciana Duranti

Dès la lecture de la préface, il est possible de se faire une première idée sur l’ouvrage, rappelant le rôle vital rempli par les documents d’activité dans la conduite des affaires organisationnelles, que ce soit à titre de preuve ou d’information. On dénote aussi cette touche numérique qui engendre de nouvelles problématiques en lien avec les modalités de création, de gestion, de diffusion et d’exploitation de l’information documentaire. L’ouvrage Typologie des documents des organisations – de la création à la conservation, sous la direction de Louise Gagnon-Arguin, Dominique Maurel, et Sabine Mas, respectivement professeure associée et professeures agrégées à l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal, est une version mise à jour d’un ouvrage paru en 1999. Il est aussi le fruit de collaboration entre plusieurs auteurs, étudiants au doctorat, et professionnels s’intéressant aux diverses pratiques archivistiques dans le contexte organisationnel québécois. Les contributeurs à cet ouvrage adoptent une approche diplomatique afin d’identifier les grandes familles des documents d’activité, de décrire leur rôle et de cerner leur importance dans la réalisation des activités et la constitution d’une mémoire organique révélatrice de l’identité organisationnelle. Les auteurs revisitent la grille d’analyse des documents d’activité élaborée et exposée dans la première édition de cet ouvrage et y ajoutent une dimension numérique. Une telle mise à jour s’inscrit dans une préoccupation d’adaptation à la nouvelle réalité organ-isationnelle, où transformation numérique, agilité, et dynamisme occupent une place importante.

La réflexion débute avec une brève histoire des archives. L’auteur du premier chapitre, François Cartier, fait état de l’évolution des pratiques archivistiques inhérentes au besoin de consignation de l’information, que ce soit à titre d’exercice de pouvoir, de protection des droits ou de la constitution de la mémoire archivistique individuelle et collective. Diane Baillargeon met l’accent sur le rôle des documents d’activité dans le contexte numérique et souligne la nécessité de se doter d’une véritable gouvernance informationnelle axée sur la gestion des risques. Traitant des trois enjeux majeurs touchant la gestion des documents numériques dans l’organisation, soit la disponibilité, l’intégrité, et la confidentialité, le chapitre signé par Baillargeon est consacré à la question du repérage des documents d’activité, de même que leur préservation pérenne et sécuritaire. S’ensuit le rappel des éléments de la grille d’analyse sur laquelle les auteures (Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas, et Dominique Maurel) se sont appuyées pour catégoriser les documents d’activité dans les organisations. Cette grille sert à analyser les documents d’activité qu’on retrouve de nos jours dans les organisations publiques québécoises, qu’il s’agisse des documents constitutifs (Diane Baillargeon), de ceux de réunion (Cécile Gaiffe), de direction (Diane Baillargeon et Michel Lévesque), des ressources humaines et des relations de travail (Natasha Zwarich et Evelyne Gratton), de communication (Natasha Zwarich), de comptabilit...