développement de systèmes d'information, Le: Une méthode intégrée à la transformation des processus, 4e édition

Chapitre 3: Livrable 1. Étude préliminaire

Chapitre 3 Livrable 1. Étude préliminaire PLAN DU CHAPITRE › La nécessité de procéder à une étude préliminaire › Des extraits d’un rapport d’étude préliminaire › Les tâches de l’étude préliminaire › Questions 62 Le développement de systèmes d’information LA NÉCESSITÉ DE PROCÉDER À UNE ÉTUDE PRÉLIMINAIRE Il est essentiel de mener une étude préliminaire avant d’entreprendre un projet de transformation de processus et/ou de développement de système d’information. Et ce, même si le projet est fortement soutenu par les gestionnaires responsables du processus et/ou si la haute direction juge le projet stratégique. Parce qu’un projet de ce type requiert non seulement des ressources monétaires mais aussi du temps et des ressources humaines, la décision à son sujet doit être précédée d’une analyse qui permet d’en établir l’opportunité et la faisabilité. Cette analyse, appelée ici étude préliminaire, est parfois nommée étude de faisabilité ou étude d’opportunité. Une étude préliminaire adéquate est indispensable à tout projet. Une erreur commise lors de la réalisation de l’étude préliminaire pourra avoir des répercussions sur tout le projet, entraînant parfois des frais importants. Prenons l’exemple d’une organisation dotée d’un syndicat puissant qui entreprendrait un projet de transformation d’un important processus mettant en cause de nombreux employés syndiqués sans, au préalable, s’assurer de la collaboration des syndicats, ou à tout le moins évaluer leur réaction possible. Bien que le succès d’un tel projet ne soit pas impossible, il est fort peu probable! L’étude préliminaire comporte plusieurs tâches: circonscrire le processus d’affaires et le système d’information à analyser, en déterminer les objectifs, cerner les principaux problèmes, estimer l’ampleur du projet et des changements probables, juger de l’impact de ces changements, évaluer la faisabilité du projet et faire une recommandation aux responsables de la prise de décision. Elle doit être réalisée dans un temps relativement limité, afin de ne pas entraîner trop de délais et de frais. Certains experts estiment que l’étude préliminaire, dans le cas de systèmes d’envergure, pourra nécessiter entre 5% et 10% du temps total consacré au projet1. Une étude préliminaire de qualité exige une identification rapide et exacte des principaux problèmes, de leurs causes les plus probables et d’éléments de solutions appropriés. Elle exige aussi que l’on détermine un ordre de grandeur des coûts et des délais requis pour implanter les solutions envisagées, que l’on estime l’importance des changements à prévoir et leurs impacts et que l’on identifie des opportunités d’ajout de valeur. En un mot, on doit en peu de temps réaliser, de façon superficielle, plusieurs des tâches d’un projet de développement de système et estimer les efforts et les ressources requis pour réaliser le projet. Il n’est donc pas surprenant que ce soit aux analystes chevronnés que l’on confie en général une telle responsabilité. 1. E. yourdon, Modern Structured Analysis, Englewood Cliffs, Prentice Hall, 1989. Chapitre 3. Livrable 1. Étude préliminaire 63 Le tableau 3.1 donne un exemple de table des matières d’une étude préliminaire et la section suivante propose des extraits d’une telle étude. Tableau 3.1. Un exemple de table des matières d’une étude préliminaire Sommaire à la direction 1. Rappel de la demande π Requérant π Processus d’affaires et système à l’étude π Problème(s) identifié(s) par le requérant 2. Méthodologie de l’étude préliminaire π Outils de collecte d’information π Personnes rencontrées 3. Contexte π Profil organisationnel: politiques, personnel, applications π Profil technologique: équipements π Contexte financier 4. Processus d’affaires et système à l’étude π Identification – frontière – description générale π Rappel de la mission des services impliqués et des objectifs de leurs gestionnaires π Objectifs π Identification des processus qui interagissent avec le processus à l’étude π Détermination des activités composant le processus ainsi que les services et les personnes impliqués π Identification des inputs et de leurs sources, et des outputs et de leurs destinations 5. Problèmes...