Typologie des dossiers des organisations: Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

A. Dossiers constitutifs

Dossiers constitutifs A Toute organisation, qu’elle soit du secteur public ou du secteur privé, est constituée à partir de lois ou règlements qui lui permettent d’avoir un statut officiel et de jouir de certains avantages fiscaux ou autres, tout en répondant à des exigences qu’imposent ces lois et règlements. Lors de la mise en place d’une organisation sont créés des dossiers de constitution, qui regroupent les documents découlant des procédures d’une telle opération. Certaines modifications, telles la fusion, la dissolution ou la faillite, amènent la création de dossiers ponctuels (dossiers de fusion, dossiers de dissolution, dossier de faillite). La mise sur pied d’une organisation est assujettie aux lois et règlements du niveau de gouvernement concerné. Ainsi, certaines organisations opèrent sous la gouverne des villes et municipalités, d’autres dépendent du gouvernement provincial , tandis que le gouvernement fédéral accorde le droit d’exercer à certains types d’organisations, selon la nature de leurs activités et leur champ d’application. Toutefois, peu importe le niveau de gouvernement sous lequel elle est constitu ée, une organisation doit se soumettre aux lois et règlements du lieu où elle exerce son mandat. C’est le secrétaire de l’organisation ou celui qui en tient lieu qui est responsable des dossiers constitutifs. Compte tenu de leur importance pour la reconnaissance d’une organisation, ces dossiers sont considérés comme des dossiers essentiels et doivent faire l’objet d’une protection particulière (coffrefort à l’interne ou dépôt sécuritaire à l’extérieur de ses locaux). 34 Typologie des dossiers des organisations A.1. DOSSIERS DE DOCUMENTS CONSTITUTIFS A.1. Dossiers De Documents constitutifs 1. CONTEXTE DE CRéATION Les dossiers de documents constitutifs sont créés au début de la formation d’une organisation ou lors de demandes de modifications aux statuts dans le but d’en permettre l’existence et de lui fournir des assises légales1. 2. FONCTION Le dossier de constitution sert à rassembler les documents reliés: • à la reconnaissance de l’organisme; • à ses règles légales de fonctionnement; • à tout document relié à ses droits, privilèges et obligations; • aux modifications apportées à l’un ou l’autre des documents (CREPUQ, 2004, règle 01.18, , consulté le 23 février 2010). 3. DESCRIPTION DES DOSSIERS Type de dossier Contenu Dossier principal Lettres patentes* Déclaration d’immatriculation* Règlements généraux* Livre et registres de la compagnie* Liste des administrateurs Statuts de constitution* Certificat de constitution* Déclaration d’immatriculation* Règlements généraux* Permis* Enregistrement aux fins de l’impôt sur le revenu (organisme de bienfaisance) Contrat de société Contrat de société* Déclaration d’immatriculation* Permis* Dossier de travail Formulaires de demandes de constitution non remplis Documentation relative à d’autres organismes de même type * La présence d’un astérisque signifie que ce document a été étudié dans l’ouvrage sur la typologie des documents (Louise Gagnon-Arguin et Hélène Vien [1998]. Typologie des documents des organisations; de la création à la conservation, Québec, Presses de l’Université du Québec). 1. La demande de reconnaissance d’une coopérative exige un processus particulier. A – Dossiers constitutifs 35 DOSSIERS DE DOCUMENTS CONSTITUTIFS A.1. 4. RESPONSABLE Le secrétaire général ou la personne qui en tient lieu est responsable de la mise en place du dossier principal des documents constitutifs. 5. CONSERVATION Les dossiers de constitution témoignent des assises légales d’une organisation. Ils sont d’abord conservés pour des raisons administratives, financières ou légales puis, en permanence, comme archives historiques. Les dossiers de constitution contiennent des documents essentiels. La version numérique des documents de ces dossiers est soumise aux mêmes exigences que la version papier. 6. MéTADONNéES OBLIGATOIRES DU DOSSIER Caractéristiques matérielles Chemin d’accès Classification Domaine/Objet Mot clé Processus/Activité Date du dossier Date d’ouverture Date de fermeture Identifiant du dossier Limite d’accès Règle de conservation Délai de conservation Détenteur principal Numéro de règle de conservation Statut Statut archivistique Statut d’autorité d’enregistrement Statut de version Titre du dossier Unité administrative propriétaire 7. éLéMENTS DU TITRE DU DOSSIER Nom de l’organisation, types de documents...