Typologie des dossiers des organisations: Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

Grille d'analyse des dossiers

Grille d’analyse des dossiers La grille d’analyse des dossiers constitue l’outil de base de cet ouvrage. Elle permet d’analyser les dossiers sous différents angles. Ainsi sont abordés le côté administratif de chacun d’eux ainsi que la dimension archivistique, compte tenu du contexte électronique. 1. CONTEXTE DE CRéATION Le «contexte de création» rappelle les circonstances qui sont à l’origine de la constitution d’un dossier. Il est relié à l’un ou l’autre des volets de la gestion d’une organisation. Cette partie de la grille répond aux questions: «Pourquoi? Dans quelles circonstances?» 2. FONCTION La «fonction» à laquelle répond un dossier est liée à l’exercice d’une fonction administrative. Cette partie de la grille permet de la préciser et répond à la question:«À quelles fins?» 3. DESCRIPTION DES DOSSIERS La «description des dossiers» porte sur le contenu du dossier principal et du ou des dossiers de travail. Le dossier principal contient les documents produits ou reçus dans le cadre des activités d’une organisation et susceptibles d’être conservés. Le ou les dossiers de travail contiennent les documents qui servent d’appui ou de référence à l’exercice de la fonction administrative. Ils sont constitués de documents divers (coupures de presse, rapports, 30 Typologie des dossiers des organisations GRILLE D’ANALYSE DES DOSSIERS documents techniques, doubles de certains documents provenant de l’organisation ou d’autres organisations). «Ces documents ne constituent pas nécessairement des archives au sens de la Loi sur les archives, mais ils peuvent être utilis és comme documents de soutien à la réalisation des activités de l’établissement ou de l’une de ses composantes (ils doivent donc être éliminés dès que l’information qu’ils contiennent n’est plus utile ou pertinente).» (CREPUQ, 2004.) Cette partie de la grille répond à la question: «Comment?» 4. RESPONSABLE Le «responsable» est le titulaire de la fonction administrative ayant le mandat de constituer et de conserver le dossier dans une organisation. Cette partie répond à la question: «Par qui?» 5. CONSERVATION La «conservation» présente les justifications sur lesquelles s’appuie la conservation proprement dite des dossiers tenant compte de leur caractère de témoignage. Cette partie répond aux questions: «Pourquoi? Combien de temps?» 6. MéTADONNéES OBLIGATOIRES DU DOSSIER La liste des métadonnées est tirée de Profils de métadonnées gouvernementaux; dossiers et documents, version 2.0 (BAnQ, 2009), préparé par le Comité interministériel sur les métadonn ées du gouvernement du Québec. Cette liste ne comprend que les métadonnées obligatoires pour l’enregistrement de dossiers. 7. éLéMENTS DU TITRE DU DOSSIER Cette partie fournit des suggestions de différents éléments pouvant figurer dans le titre du dossier concerné. La forme et le contenu de ce titre constituent une application des règles 1.1B4a et 1.1B4b des Règles de description des documents d’archives (Conseil canadien des archives, 2008), qui portent sur les titres composés pour les dossiers, entre autres. Le titre est constitué des éléments suivants: le nom (considérant qu’il n’apparaît pas au niveau supérieur de description [fonds]); la«nature de l’unité», soit la forme des documents, l’activité, le type de transaction ou le sujet qui était à l’origine de la création ; enfin, les dates qui s’appliquent au dossier, soit la date de création ou les dates extrêmes des documents du dossier. Typologie des dossiers des organisations 31 GRILLE D’ANALYSE DES DOSSIERS 8. INFORMATIONS COMPLéMENTAIRES Dans les «informations complémentaires» sont indiquées les catégories de dossiers auxquelles appartient le dossier principal ainsi que d’autres informations utiles à la connaissance du dossier analysé. 8.1. Catégories de dossiers De la liste présentée en introduction de l’ouvrage ont été retenues, à titre indicatif, les catégories suivantes: Dossier organique [D]ossier […] qui procède de la mise en œuvre d’une procédure déterminée et dont les pièces sont énumérées dans les textes de référence. Il s’agit en général des différentes pièces nécessaires à une autorisation avec la décision qui clôt le dossier (dossier d’agrément, de permis de construire, de personnel, etc...