Typologie des dossiers des organisations: Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

Préface

Préface Le dossier est au cœur de la diplomatique et de l’archivistique contemporaines. D’une simple chemise de classement des divers documents qui se rapportent à une même affaire, le dossier est devenu au fil des décennies une construction documentaire élaborée, avec de nombreux cas de figure, selon l’activité en cause, les acteurs et les outils de gestion de l’information. Le dossier est donc un sujet d’étude essentiel et vaste. Avec la Typologie des dossiers des organisations: analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique, Louise Gagnon-Arguin et Sabine Mas nous offrent une cartographie rigoureuse d’une quarantaine de dossiers caractéristiques des fonctions d’administration et de gestion les plus courantes. Cet ouvrage prolonge et renouvelle la Typologie des documents des organisations: de la création à la conservation, publiée en 1998 sous la plume de Louise Gagnon-Arguin, avec la collaboration d’Hélène Vien, car il donne à voir les combinaisons possibles dans l’organisation des documents au sein du groupement signifiant qu’est le dossier. Les types de dossiers étudiés sont regroupés en neuf chapitres correspondant à des processus administratifs encadr és par la réglementation (constitution des organisations, organisation des ressources financières ou immobilières, gestion des ressources humaines individuelles et collectives, protection juridique) ou à des modes d’action (direction, réunion, communication). Chaque chapitre est doté d’une petite introduction, d’une bibliographie très riche et d’un rappel des lois applicables. Pour chaque type de dossier, une fiche structurée analyse le processus d’élaboration et la fonction administrative supportée, viii Typologie des dossiers des organisations PRÉFACE décrit les documents qui le composent et donne des indications sur le profil du responsable du dossier, la durée de conservation, la catégorie de dossier et, le cas échéant, les appellations synonymes. La description des documents du dossier constitue la partie centrale de la fiche, sous forme de tableau. Les documents sont tout d’abord ventilés entre «dossier principal» et«dossier de travail». Cette répartition est particulièrement intéressante, car elle met en lumière et théorise clairement les deux niveaux de valeur dans le contenu des dossiers que l’on rencontre de plus en plus dans la réalité quotidienne: d’un côté, les documents définitifs, en entrée ou en sortie de processus; de l’autre, les documents de préparation et de suivi. Les types, noms ou contenus des documents sont ensuite précisés. Un jeu de métadonnées est proposé pour les deux valeurs du dossier (principale et de travail). La place croissante de l’électronique dans la production et la gestion des dossiers, loin d’être confinée à une rubrique spécifique (ce qui figerait les perspectives et irait à l’encontre du principe de l’archivistique qui met en relief le caractère non discriminant du support dans la valeur de l’information), apparaît de manière concrète ou simplement en filigrane dans différentes rubriques des fiches. La catégorie de dossier, signalée dans la rubrique «informations complémentaires» en fin de fiche, commente la forme du dossier étudié au regard de quatre catégories prédéfinies par les auteures: dossier organique ou dossier de classement, dossier éclaté (en plusieurs auteurs ou détenteurs), dossier sériel ou non. Cela va de soi que ces valeurs ne sont pas exclusives; simplement, ces commentaires éclairent l’utilisateur et l’aident à mieux percevoir la valeur du dossier qu’il gère. Les auteures ne prétendent pas donner dans un ouvrage une classification figée des dossiers des organisations; elles mettent plutôt de l’avant une méthodologie pour la description et la gestion archivistiques de ces agrégats documentaires. Comme elles le soulignent elles-mêmes, la catégorisation proposée n’est pas exhaustive. Il serait sans doute illusoire de penser que l’exhaustivité du recensement est possible pour une notion à facettes multiples comme celle de dossier. Au contraire, la sélection équilibrée de ces 46 dossiers apporte une grille de lecture, une structure de base sur laquelle chacun peut construire s’il le souhaite un deuxième étage ou, Typologie des dossiers des organisations ix PRÉFACE pour poursuivre la métaphore de la construction, une annexe, une aile, une terrasse ou...