Typologie des dossiers des organisations: Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

E. Dossiers des ressources humaines

Dossiers des ressources humaines E Les dossiers relatifs à la gestion des ressources humaines couvrent les activités reliées à la planification (dossiers de description et de profil d’exigences), au recrutement (dossiers d’offres d’emploi et de recrutement), à la sélection (dossiers de sélection), à l’évaluation (dossiers d’évaluation), à la formation du personnel (dossiers de formation et de perfectionnement ) et à la gestion proprement dite de ses activités en situation d’emploi (dossiers d’accident de travail ou de maladies professionnelles, dossiers de fonds de pension). Ils correspondent donc aux différents sujets propres à l’administration des effectifs en personnel d’une organisation. C’est surtout à l’intérieur de la formation en administration qu’un professionnel peut aller chercher les qualifications nécessaires à l’exercice d’une telle fonction. Dans cette famille, l’on retrouve deux types de dossiers: des dossiers sériels et des dossiers thématiques. Les dossiers sériels sont ceux de chacun des employés de l’organisation. Ils ont donc un contenu généralement identique et sont identifiés au nom de l’employé. Les dossiers thématiques portent sur l’une ou l’autre activité de la gestion du personnel . Ils contiennent soit les informations générales ou particuli ères propres à cette activité et ayant un effet sur l’ensemble du personnel ou sur une catégorie en particulier, soit des documents spécifiques reliés à cette activité dans l’organisation. 100 Typologie des dossiers des organisations E DOSSIERS DES RESSOURCES HUMAINES Les dossiers des ressources humaines sont sous la responsabilité du directeur des ressources humaines1 ou de la personne qui en tient lieu. 1. «L’appellation s’est généralisée progressivement dans les années 1980-2000. Elle s’est substituée à directeur du personnel, directeur des relations humaines, directeur des affaires sociales ou à des appellations doubles telles que directeur du personnel et des relations sociales.» (Peretti, 2005, p. 89.) E – Dossiers des ressources humaines 101 DOSSIERS DE DESCRIPTION DE POSTE ET DE PROFIL D’EXIGENCES E.1. e.1. Dossiers De Description De poste et De profil D’exiGences 1. CONTEXTE DE CRéATION Lorsqu’une organisation doit pourvoir à l’ouverture d’un nouveau poste ou à la révision d’un poste existant, elle se doit de définir la catégorie de personnel visée et les tâches qu’elle souhaite voir exercées, de les situer par rapport à celles qui existent déjà et de poser les exigences de compétence auxquelles elle s’attend. Elle prépare donc des documents relatifs au poste lui-même (description de poste) et aux personnes susceptibles de l’occuper (profil d’exigences). 2. FONCTION Le dossier de description de poste et de profil d’exigences sert à documenter le poste à définir et les exigences qui s’y rattachent. 3. DESCRIPTION DES DOSSIERS Type de dossier Contenu Dossier principal de description de poste Description de poste* Dossier principal de profil d’exigences de poste Profil d’exigences de poste* Dossier de travail Création ou révision de poste Demande de nouveaux effectifs en personnel Descriptions de postes antérieures, s’il y a lieu Descriptions de postes apparentés dans l’organisation ou dans d’autres organisations * La présence d’un astérisque signifie que ce document a été étudié dans l’ouvrage sur la typologie des documents (Louise Gagnon-Arguin et Hélène Vien [1998]. Typologie des documents des organisations; de la création à la conservation, Québec, Presses de l’Université du Québec). 4. RESPONSABLE C’est au directeur des ressources humaines ou à la personne qui en tient lieu que revient la responsabilité principale de ces dossiers dans une organisation. 102 Typologie des dossiers des organisations E.1. DOSSIERS DE DESCRIPTION DE POSTE ET DE PROFIL D’EXIGENCES 5. CONSERVATION Les dossiers de description de poste et du profil d’exigences de poste témoignent des activités reliées à un poste et les compétences nécessaires à leur réalisation. Ils sont conservés pour des raisons administratives, financières ou légales, et en permanence comme archives historiques, après avoir fait l’objet d’un tri selon des critères définis par le service des archives ou la personne responsable de leur conservation2. La version numérique des documents de ces dossiers est soumise aux mêmes exigences que la version papier. 6...