Typologie des dossiers des organisations: Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

C. Dossiers de direction

Dossiers de direction C Pour assurer une bonne gestion, la direction d’une entreprise doit se doter d’outils qui lui permettront de planifier son développement, d’assurer l’administration de ses activités et d’en rendre compte devant les hautes instances de l’organisation . C’est à travers le plan de développement (dossiers du plan de développement), le plan d’affaires (dossiers du plan d’affaires), le rapport annuel (dossiers du rapport annuel) et les politiques, directives et procédures (dossiers de politiques, directives et procédures) que s’inscrivent ces principales actions administratives. Certains de ces dossiers comprennent des documents exigés par la constitution même d’une organisation, le rapport annuel étant de ceux-là pour les organisations qui relèvent de la compétence provinciale ou fédérale. D’autres types de documents sont liés à son expansion, tels le plan de développement et le plan d’affaires, tandis que d’autres servent à sa gestion, soit les politiques, directives et procédures. La présence ou non de ces documents dans une organisation dépend de son envergure, de son histoire et de ses activités. Les différents dossiers sont constitués autour de ces types de documents et contiennent d’autres informations qui les complètent. C’est à la direction et à son secrétaire général, ou à celui qui en tient lieu, que revient la responsabilité principale de ces dossiers dans une organisation. 64 Typologie des dossiers des organisations C.1. DOSSIERS DU PLAN DE DÉVELOPPEMENT c.1. Dossiers Du plAn De Développement 1. CONTEXTE DE CRéATION Le dossier du plan de développement est élaboré par les dirigeants lorsqu’ils précisent l’orientation qu’ils entendent donner à l’organisme et élaborent les objectifs qu’ils désirent atteindre à court, moyen et long terme. Cet exercice leur permet de faire le point sur la place de leur organisation par rapport à l’environnement dans lequel elle se situe. À cette occasion, les dirigeants revoient sa mission, évaluent les réalisations liées au plan précédent, définissent ou reconduisent les priorités et objectifs et arrêtent les stratégies et les actions qui en découlent. Ils planifient les ressources nécessaires à la mise en œuvre de ces stratégies. Cet exercice se fait à intervalles fixes, tous les quatre ou cinq ans. 2. FONCTION Le plan de développement d’une organisation est préparé dans le but de planifier les orientations de développement et d’identifier les besoins en ressources et en capital. «[Il permet] aux gens de l’interne de se donner une vision commune de leur entreprise et de son orientation générale.» (Dell’Aniello, 1994, p. 3.) C – Dossiers de direction 65 DOSSIERS DU PLAN DE DÉVELOPPEMENT C.1. 3. DESCRIPTION DES DOSSIERS Type de dossier Contenu Dossier principal Plan de développement Documents de présentation par les dirigeants de l’organisation Dossier de travail Rapports et études préliminaires État de la concurrence Profil de clientèle Évaluation du plan précédent Énoncé de mission Études de marché* Identification des priorités et des objectifs à long terme Analyses et statistiques Bilan* Études rétrospectives Rapports annuels* Comptes rendus des comités de travail sur le plan de développement* * La présence d’un astérisque signifie que ce document a été étudié dans l’ouvrage sur la typologie des documents (Louise Gagnon-Arguin et Hélène Vien [1998]. Typologie des documents des organisations; de la création à la conservation, Québec, Presses de l’Université du Québec). 4. RESPONSABLES C’est à la direction et à son secrétaire général ou celui qui en tient lieu que revient la responsabilité principale de ces dossiers dans une organisation. 5. CONSERVATION Les dossiers du plan de développement témoignent des orientations que se donne une organisation. Ils sont conservés pour des raisons administratives, financières ou légales, et en permanence comme archives historiques. Ils feront alors l’objet d’un tri selon des critères définis par le service des archives ou la personne responsable de leur conservation1. Le dossier principal du plan de développement est consid éré comme un dossier essentiel puisqu’il définit les objectifs et les orientations stratégiques à long terme de l’organisme. La version numérique des documents...