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Typologie des dossiers des organisations

Analyse intégrée dans un contexte analogique et numérique

Louise Gagnon-Arguin, Sabine Mas

Publication Year: 2011

Les documents produits ou reçus par les organisations, qu’ils soient sous forme analogique ou numérique, sont placés dans des dossiers. Ce premier niveau de classement sert généralement de base à la classification, d’où l’importance de le gérer avec soin. C’est dans cet esprit que le présent ouvrage, faisant suite à la Typologie des documents des organisations, propose une analyse détaillée des principaux dossiers de gestion d'une organisation, soit : • les dossiers constitutifs • les dossiers de réunion • les dossiers de direction • les dossiers des relations de travail • les dossiers des ressources humaines • les dossiers des communications • les dossiers des ressources financières • les dossiers juridiques • les dossiers des ressources mobilières et immobilières Les auteures définissent le contexte de création de ceux-ci, justifie leur rôle, analyse leur contenu, propose des métadonnées et indique le temps à allouer à leur conservation. L'étudiant en archivistique, l'archiviste et le gestionnaire de documents y trouveront un outil indispensable de traitement de l'information.

Published by: Presses de l'Université du Québec

Title Page, Copyright

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Préface

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pp. vii-x

Le dossier est au coeur de la diplomatique et de l’archivistique contemporaines. D’une simple chemise de classement des divers documents qui se rapportent à une même affaire, le dossier est devenu au fil des décennies une construction documentaire élaborée, avec de nombreux cas de figure, selon l’activité en cause, les acteurs et les outils de gestion de l’information. ...

Table des matières

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pp. xi-xiv

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Remerciements

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pp. xv-xvi

Ainsi, nous tenons à remercier chaleureusement tous les étudiants à la maîtrise en sciences de l’information de l’Université de Montréal, option archivistique, et ceux qui ont participé à des cours en archivistique durant leurs études et ont été appelés, à divers titres, à effectuer des recherches ponctuelles sur l’un ou l’autre volet de cet ouvrage. ...

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La "notion" de dossier dans la gestion de l'information organique et consignée - en guide d'introduction

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pp. 1-28

Lors d’une étude sur les types de documents réalisée à l’occasion d’une publication précédente (Gagnon-Arguin et Vien, 1998), nous étions conscientes que, même si le document en lui-même est porteur d’information, ce n’est qu’en relation avec d’autres documents générés dans le cadre d’une activité qu’il prend véritablement tout son sens. ...

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Grille d'analyse des dossiers

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pp. 29-32

La grille d’analyse des dossiers constitue l’outil de base de cet ouvrage. Elle permet d’analyser les dossiers sous différents angles. Ainsi sont abordés le côté administratif de chacun d’eux ainsi que la dimension archivistique, compte tenu du contexte électronique. ...

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A. Dossiers constitutifs

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pp. 33-50

Toute organisation, qu’elle soit du secteur public ou du secteur privé, est constituée à partir de lois ou règlements qui lui permettent d’avoir un statut officiel et de jouir de certains avantages fiscaux ou autres, tout en répondant à des exigences qu’imposent ces lois et règlements. ...

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B. Dossiers de réunion

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pp. 51-62

Les documents de réunion comprennent, dans l’ordre de leur création, les documents suivants : avis de convocation, ordre du jour, projet de procès-verbal, procès-verbal approuvé, documents afférents (pièces de correspondance, documents de travail, rapports, synthèses, etc.). ...

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C. Dossiers de direction

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pp. 63-78

Pour assurer une bonne gestion, la direction d’une entreprise doit se doter d’outils qui lui permettront de planifier son développement, d’assurer l’administration de ses activités et d’en rendre compte devant les hautes instances de l’organisation. ...

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D. Dossiers des relations de travail

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pp. 79-98

Les relations de travail concernent les rapports entre un employeur et ses employés, généralement dans le cadre d’ententes (dossiers d’accréditation) pour l’ensemble des employés (dossiers de convention de travail), pour des catégories d’employés ...

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E. Dossiers des ressources humaines

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pp. 99-128

Les dossiers relatifs à la gestion des ressources humaines couvrent les activités reliées à la planification (dossiers de description et de profil d’exigences), au recrutement (dossiers d’offres d’emploi et de recrutement), à la sélection (dossiers de sélection), à l’évaluation (dossiers d’évaluation), ...

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F. Dossiers des communications

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pp. 129-142

Dans une organisation, les communications constituent le centre nerveux des relations entre la direction et les employés et entre l’organisation et le monde extérieur, qu’il s’agisse des clients, des collaborateurs ou du public en général. Le développement des activités reliées aux communications a amené la reconnaissance de divers outils ...

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G. Dossiers des ressources financières

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pp. 143-174

Les dossiers des ressources financières d’une organisation sont composés de documents témoignant de ses diverses sources de revenu (dossiers de subventions, dossiers d’emprunt bancaire), de ses revenus et dépenses qui s’inscrivent dans le budget et de leur gestion (dossiers de budget), ...

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H. Dossiers des ressources mobilières et immobilières

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pp. 175-192

L’organisation doit régulièrement se procurer les biens mobiliers et les services nécessaires à la réalisation de ses activités. Pour ce faire, elle effectue certaines actions telles que la recherche de fournisseurs, la passation de commandes ou la signature de contrat de service, ...

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I. Dossiers juridiques

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pp. 193-210

Les dossiers réunis dans cette famille se caractérisent par la relation entre leur objet et le droit. Ainsi les assurances (dossiers d’assurance) garantissent la protection des personnes et des biens par une entente entre une organisation et un prestataire de services d’assurance. ... ...

Index

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pp. 211-213


E-ISBN-13: 9782760531802
Print-ISBN-13: 9782760531796

Page Count: 234
Publication Year: 2011

Series Title: Gestion de l'information
Series Editor Byline: Carol Couture et Marcel Lajeunesse