Classification des documents numériques dans les organismes: Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage

Introduction

Introduction développement des technologies de l’information et des télécommunications a entraîné la création et l’utilisation d’un nombre toujours croissant de documents numériques pour la réalisation des activit és quotidiennes au sein des organismes. De plus en plus de documents qui existent uniquement sous forme numérique possèdent une valeur administrative, légale et financière, et sont essentiels à la réalisation des activités ou à la défense des droits des organismes. Parmi ces documents, certains ont également une valeur historique et font alors partie de la mémoire corporative. Pour répondre au besoin de gérer, de retrouver et d’utiliser ces documents numériques, les archivistes et gestionnaires de documents préconisent l’utilisation du schéma de classification institutionnel déjà conçu pour l’organisation des documents sur support papier1. Cet outil d’organisation basé sur une structure hiérarchique de catégories descriptives relatives aux fonctions et activités de l’institution permet de regrouper logiquement et physiquement tous les documents relatifs à une même activité ou à un même dossier. Il est établi que le schéma de classification institutionnel permet l’organisation des documents à plus ou moins long terme et facilite entre autres la localisation et le repérage des documents par l’ensemble des employés2. 1. Vigneau, 1996 ; Dhérent et al., 2002 ; Guercio, 2002 ; Tough et Moss, 2003 ; Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 2004. 2. Rousseau, 1980; Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec, 1994; Gagnon-Arguin et Bannouri, 1998; Lévesque, 1998-1999; Héon, 1999; Sénécal, 1999; Dhérent et al., 2002; Sprehe, McClure et Zellner, 2002. Le Classification des documents numériques dans les organismes 4 Malgré les recommandations à ce sujet, il est démontré que le schéma de classification institutionnel est rarement utilisé par les employés pour organiser et retrouver les documents numériques sur leur poste de travail. Les employés privilégient des schémas de classification plus «personnels» des documents numériques, qui répondent davantage à leurs besoins pour la réalisation des activités quotidiennes qu’à une vision institutionnelle3 . CONTEXTE La présente situation peut s’expliquer tout d’abord par les changements survenus dans le rôle des employés au sein des organismes. L’utilisation répandue des microordinateurs depuis le milieu des années 1980 a favorisé une décentralisation et une démocratisation des fonctions de création, d’organisation, de contrôle, de manipulation et de diffusion des documents en format numérique. Alors qu’il appartenait traditionnellement au responsable d’un poste de classement de procéder à l’analyse, à la classification et à l’indexation des documents ou des dossiers, c’est désormais à chaque employé que revient la responsabilité de manipuler et de gérer les documents numériques créés ou reçus à partir de son poste de travail informatique. En fait, on observe un paradigme «individualiste» ou «d’informatique individuelle4 » qui contourne les pratiques de gestion traditionnelles. Les documents sont «autogérés» par les créateurs et utilisateurs, qui ne sont plus uniquement des personnes employées à titre de secrétaires et qui n’ont souvent ni mandat, ni formation en ce sens, ni incitation à se préoccuper eux-mêmes de cette gestion. Plusieurs facteurs institutionnels entraînent et favorisent l’individualisme qui caractérise l’organisation des documents numériques dans un contexte de gestion décentralisée. La gestion des documents ne constitue généralement pas une priorité pour les organismes en raison d’un manque de motivation institutionnelle ou de ressources5. Cette situation est renforcée par le fait que bien des gens pensent que les documents numériques ne sont pas régis par les lois sur les archives ou ont du mal à faire une distinction entre les documents d’archives numériques et les autres sources d’information numérique telles que les ressources Web, 3. Gagnon-Arguin et Bannouri, 1998; Sénécal, 1999; Skupsky, 1999; Peyrelong et Accart, 2002; Tough et Moss, 2003. 4. Bergeron, 1992, p. 59. 5. Hedstrom, 1996; Sprehe, McClure et Zellner, 2002. Introduction 5 par exemple6 . Des enquêtes ont permis de constater dans la majorit...