Classification des documents numériques dans les organismes: Impact des pratiques classificatoires personnelles sur le repérage

Avant-propos

Avant-propos livre est une version révisée d’une thèse réalisée dans le cadre du programme de doctorat en sciences de l’information de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Universit é de Montréal. Il est le fruit d’un cheminement commencé au début des années 2000. C’est en effet à cette époque que j’ai été séduite par la problématique des schémas de classification hiérarchiques appliqués aux documents d’archives courantes numériques. Ma recherche partait d’un constat plusieurs fois relevé dans les écrits en archivistique: les schémas de classification hiérarchiques, tels que les archivistes les avaient conçus et préconisés pour l’organisation des archives courantes sur support papier, étaient peu ou pas utilisés dans un environnement numérique par les employés de bureau. Ces derniers mettaient souvent en place des schémas de classification «personnels», a priori incompréhensibles pour une tierce personne. Les conséquences administratives et archivistiques de ces pratiques classificatoires personnelles sont fâcheuses à plus ou moins long terme: par exemple, problème de repérage et éparpillement des documents relatifs à un même dossier, impossibilité de remplir les obligations ou de défendre ses droits, diminution de la productivité, perte de la mémoire institutionnelle. Cette problématique m’a naturellement amenée à me questionner sur la théorie de la classification documentaire et sur les principes classificatoires qui servaient de base aux archivistes pour concevoir les schémas de classification institutionnels. L’étude de ces fondements théoriques a donné lieu à la conception d’une grille d’analyse des schémas de classification hiérarchiques. Il a été également possible de formuler et de tester plusieurs hypothèses concernant les qualités théoriques d’un schéma de Ce Classification des documents numériques dans les organismes XIV classification dans le cadre d’une expérimentation. Il s’agissait de mesurer l’efficacité du repérage d’un ensemble de documents à partir de schémas de classification ayant des caractéristiques variées en vue de déterminer les caractéristiques les plus «performantes» sur le plan du repérage. Le présent livre fait état des résultats de cette étude à la fois descriptive et exploratoire. En aucune façon cet ouvrage n’entend-il faire « autorité ». Pour ma part, je me trouve privilégiée d’avoir pu explorer cette question et désire partager ici le fruit de ma recherche. J’espère qu’il saura répondre à certaines questions que se posent les étudiants en archivistique, les archivistes et les employés de bureau, soucieux de concevoir des schémas de classification efficaces tant pour le classement que pour le repérage des documents numériques personnels ou institutionnels. Je souhaite également que ce texte contribue à approfondir la réflexion sur une fonction archivistique qui se situe au cœur du traitement d’un fonds d’archives. La collaboration de plusieurs personnes a rendu possible la réalisation de cette recherche et de ce livre qui en découle. J’aimerais ici les remercier. La première personne que je désire remercier est Louise GagnonArguin , professeure associée à l’EBSI et directrice de thèse. Grâce à son expérience, son empathie, son intuition et sa vision de l’archivistique hors du commun, Louise m’a habilement guidée dans mes travaux tout en me laissant la liberté nécessaire à la réflexion et à l’accomplissement de la recherche. Merci, Louise, de m’avoir donné les moyens de réussir ce projet qui me tenait tant à cœur et de m’avoir enseigné durant toutes ces années ce qui ne se trouve dans aucun livre. J’aimerais également remercier Michèle Hudon, professeure agrégée à l’EBSI, qui m’a fait l’honneur d’être ma codirectrice de thèse. Sans m’épargner les critiques et en ayant un constant souci du détail, Michèle n’a jamais fait l’économie de judicieux conseils et d’encouragements opportuns tout au long de cette recherche. Mes plus vifs remerciements vont aussi à la généreuse disponibilité et au regard avisé de Charles Ramangalahy, membre de mon comité de recherche. Les questions qu’il a soulevées lors de nos rencontres ont été une source d...