Gérez un projet de changement technologique: Un guide, une démarche et des outils

3 - Phase 2 (La légitimation)

VOTRE OBJECTIF 3 la deuxième phase lA légitimAtion Légitimer le changement auprès de tous les acteurs afin qu’ils en reconnaissent la pertinence. LA MESURE DE SON ATTEINTE La majorité des acteurs concernés par ce changement en reconnaissent la pertinence et approuvent la solution retenue. LE FACTEUR DE SUCCÈS La détermination de la haute direction à définir le projet de changement avec tous les acteurs. 0 Gérez un projet de changement technologique la Phase De légitiMatioN Cette phase constitue le cœur même du modèle PACT et également sa particularité, car nombre de gestionnaires, une fois un changement décidé, passent vite à l’action. Or, ils escamotent alors une des phases cruciales du changement technologique, celle de la légitimation. La légitimité renvoie au droit d’agir concédé au détenteur du pouvoir par ceux qui le subissent. Un projet de changement technologique est donc jugé «légitime» lorsque les acteurs touchés par ce changement acceptent que ce changement ait bel et bien lieu. Cette acceptation suppose une reconnaissance de la pertinence du changement projeté et de la solution retenue. La légitimité du projet repose d’abord sur le droit qui est conféré aux acteurs d’amender le projet qui leur est proposé; elle repose également sur le leadership et l’expertise reconnus de celui ou de ceux qui le promeuvent. Pourtant, il ne s’agit pas nécessairement d’une décision de type consensuel. La décision finale résulte d’un arbitrage que la haute direction doit faire entre les intérêts de l’organisation, ceux des acteurs et les exigences du projet lui-même. La décision est recommandée par un comité exécutif à la haute direction qui l’accepte, la rejette ou encore l’amende. Elle tient compte des avis des acteurs mais aussi des objectifs stratégiques de l’organisation et de la faisabilité du projet. La phase de légitimation s’achève lorsque les principaux acteurs connaissent ce choix et les raisons qui le motivent. Voyons maintenant ce que PACT propose pour vous aider à traverser cette deuxième phase. Proposer une vision et non seulement un projet! Le système de gestion des cas prévu permettra à l’organisation d’offrir à chaque client un service individualisé basé sur une relation plutôt que sur une transaction. L’adoption d’une telle approche entraîne une réorganisation complète des activités de l’organisation, une redéfinition des tâches et l’abolition de certains postes. L’équipe de projet invite le responsable du syndicat à se joindre à elle afin de bien protéger ses membres. Elle entreprend une tournée de tous les bureaux régionaux pour présenter cette nouvelle mission que veut se donner l’organisation. Elle explique en même temps comment le passage d’une approche transactionnelle vers une approche relationnelle pourra être soutenu par la nouvelle technologie et en profite pour consulter les gens en place sur les moyens à prendre pour amorcer un tel virage. La deuxième phase: la légitimation 1 Le processus Planifier p A c t 1    Votre objectif: Définir le changement avec les principaux acteurs. La mesure de son atteinte: Une très grande majorité des acteurs a contribué à définir le plan du projet. Le facteur de succès: La souplesse du plan proposé. À la phase de légitimation, les activités de planification visent à définir ensemble le plan du projet à réaliser, non pas un plan immuable, mais un plan qui se précise tout au long de la phase de légitimation. Il s’agit de détailler les activités à réaliser pour effectuer le changement. Il est également temps de former un comité directeur qui assumera la responsabilité globale du projet; celui-ci choisit un directeur de projet et l’assiste dans la formation de l’équipe de projet. L’équipe de projet procède à une définition plus détaillée du projet, évalue les coûts et les bénéfices, en analyse la faisabilité et établit un échéancier. Cette activité est réalisée en consultation avec les acteurs touchés par le changement et elle permet de préciser le projet dans ses moindres détails. Les acteurs ayant contribué à l’élaboration d’un plan détaillé du...