Les fonctions de l'archivistique contemporaine

8. La diffusion

Normand Charbonneau1 Archiviste aux Archives nationales du Québec et chargé de cours à l’Université du Québec à Montréal La diffusion des archives telle qu’elle est considérée dans ce chapitre implique toutes les relations que les membres du personnel des services d’archives entretiennent avec leurs clientèles internes (créateurs et utilisateurs d’archives institutionnelles ou décideurs) et externes (les autres utilisateurs des archives)2 , et ce, à tous les âges des documents. Ce chapitre témoigne des pratiques des services d’archives à l’égard de cette fonction vue parfois comme la finalité de l’archivistique ou, de manière plus pragmatique, comme le moyen d’obtenir de la visibilité et des ressources. Dans un premier temps, ce chapitre présente un « état de la question » qui définit la diffusion et passe en revue la documentation qui s’intéresse à cette fonction. Cette première section envisage aussi la diffusion sous les angles de problématiques particulières : celle de l’évaluation des besoins des chercheurs aux étapes de l’acquisition et de l’évaluation, de la dichotomie entre l’utilisation et la conservation des archives, de l’impact des législations sur cette activité, de l’inadéquation qui existerait entre la recherche dans les archives et certains éléments de la théorie archivistique et, finalement, de la place de la diffusion parmi les fonctions archivistiques. Par la suite, nous essaierons de mieux définir la diffusion en relation avec notre clientèle, les besoins de cette dernière, la formation qu’il faut lui donner et les efforts qui doivent être consentis pour l’accroître. Le chapitre aborde ensuite les aspects pratiques de la diffusion en commençant par les moyens de diffusion qui vont du contact direct avec la clientèle au développement d’un site Web sur l’Internet en La diffusion passant par le courrier de recherche et les expositions. Il traite aussi des aspects matériels, organisationnels et réglementaires de la diffusion. Cette partie du chapitre, même si elle occupe sa plus large part, demeure malgré tout un survol des pratiques. Des références permettront au lecteur intéressé d’approfondir ses connaissances, mais il conviendrait également que ce dernier s’inspire des centres d’archives qui ont entrepris des expériences particulières en ces matières. La section suivante porte sur la communicabilité et l’utilisation des archives en relation avec l’application de restrictions, sur la protection des renseignements personnels et des droits d’auteur ainsi que sur les règles d’éthique qui doivent régir les pratiques des centres d’archives. Elle aborde aussi les problèmes relatifs à la reproduction, au prêt et à la référence de même qu’à la citation des archives. Finalement, notre réflexion a pour objet la place de la diffusion au sein du système de gestion des archives et la nécessaire collaboration avec d’autres disciplines. 1. ÉTAT DE LA QUESTION 1.1. Définition Telle qu’elle est abordée dans ce chapitre, la diffusion est l’action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques. La diffusion des archives est donc une activité aux multiples aspects, puisqu’elle comprend toutes les relations entretenues par le personnel du centre d’archives avec sa clientèle interne ou externe, et ce, aux trois âges des documents. Cette fonction capitale s’effectue, pour les archives courantes et intermédiaires : en mettant sur pied un système de gestion des archives ; en « vendant » ce système aux décideurs de l’organisme-parrain ; en produisant les outils nécessaires au maintien du système et à la formation de ses usagers (plan de classification, calendrier de conservation, guide de gestion, directives et formulaires divers, etc.) ; en formant les créateurs de documents à l’utilisation du système et les responsables des postes de classement qui veillent à son maintien. Elle se réalise aussi : grâce à la collaboration entre le personnel du centre d’archives et les créateurs de documents de même qu’avec les 374 Les fonctions de l’archivistique contemporaine La diffusion 375 responsables de postes de classement pour l’implantation du système...