L'archiviste: Constructeur, gardien et communicateur - Mélanges en hommage à Jacques Grimard (1947-2007)

11. Maintenir la qualité de la ressource informationnelle à travers le temps

11 Maintenir la qualité de la ressource informationnelle à travers le temps* Jacques Grimard Professeur agrégé EBSI, Université de Montréal * Conférence prononcée dans le cadre d’une journée d’études réunissant les secrétaires généraux des universités du Québec, 2003. RÉSUMÉ S’adressant aux secrétaires généraux des universités québécoises et en s’appuyant sur des statistiques prouvant le développement récent des universités, l’auteur rappelle d’abord le rôle des secrétaires généraux dans ces institutions relativement à la gestion de l’information. Il souligne les facteurs de risque associés à l’inaction que sont, entre autres, la perte d’information, l’inaccessibilité des documents, l’encombrement des systèmes, etc. Il fournit aussi des références pouvant servir à l’élaboration de solutions à la gestion de l’information numérique tels les politiques d’information des gouvernements, les recherches canadiennes , américaines et australiennes sur le sujet de même que les actions gouvernementales dans le domaine. TEXTE ORIGINAL TIRÉ DE Grimard, J. (2003). «Maintenir la qualité de la ressource informationnelle à travers le temps», texte de la conférence d’ouverture, Journée d’études ASGEU – CREPUQ, Rimouski, 3 octobre. Texte inédit reproduit grâce à l’aimable autorisation de la Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec (CREPUQ). orsque j’ai pris connaissance du thème et du programme de votre session de travail de ce matin, je me suis demandé sous quel angle j’allais aborder cette question fort complexe de la «Gestion des documents numériques». D’autant plus que la brochette d’experts qui s’adressera à vous dans les heures qui suivent me semblait fort bien couvrir la question. Après un moment de réflexion, il m’est apparu que je pouvais peut-être apporter quelque chose en approchant le sujet dans une perspective large et en le considérant du point de vue des défis stratégiques que vous pose la gestion de l’«actif informationnel» des universités. Je ne vous entretiendrai donc pas d’administration quotidienne des systèmes de gestion des documents numériques que la littérature scientifique présente – en les nommant parfois documents électroniques – comme étant des documents dont le contenu est codé en format binaire et dont l’utilisation requiert un ordinateur et un logiciel1. J’ajoute que la littérature archivistique rappelle toujours à juste titre que l’information consignée sous formats «nouvelle technologie» ne constitue qu’un volet de la documentation administrative nécessaire à la gestion de vos organisations et que les documents dits «analogiques» – papier, microformes ou autres – comptent encore pour une bonne part dans l’ensemble de vos ressources informationnelles. Ce qui ne va pas sans ajouter à la complexité des exigences de gestion de l’information, devenue, après les 1. Je remercie mon collègue James Turner de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal pour les informations qu’il a généreusement mis à ma disposition sur ce sujet. L L’archiviste – Mélanges en hommage à Jacques Grimard 200 ressources humaines, «LA» ressource essentielle au développement de toute organisation – qu’il s’agisse d’une université, d’un gouvernement ou d’une entreprise. Je vous parlerai donc ce matin, des changements qui ont affecté la gestion de l’information dans les universités au cours des dernières années et de ce que cela implique pour vous en termes d’imputabilité. Je tenterai également de mettre en lumière les éléments majeurs de la problématique de gestion des documents numériques, de faire ressortir les facteurs de risque associés aux retards dans l’action et de faire valoir les acquis de divers ordres, y compris les avantages technologiques, sur lesquels vous pouvez compter dans vos prises de décision et dans l’exercice de vos responsabilités. L’UNIVERSITÉ QUÉBÉCOISE… EN DEVENIR Bien que je ne prétende pas compter parmi les observateurs autorisés du monde universitaire, je ne crois pas qu’il faille être grand clerc pour reconna ître que l’université québécoise a connu de singulières transformations au cours des dernières années. Pour mémoire et en évitant de reprendre un discours que vous avez...