Misez sur l'intelligence de vos employés et osez communiquer: 8 règles pour réussir la négociation d'une convention collective

6. Se doter d'outils adéquats

R È G L E 6 SE DOTER D’OUTILS ADÉQUATS Si le contenu des communications doit être rédigé d’une façon précise, le choix des outils de communication – le contenant – est tout aussi important. Ceux-ci devront donc être choisis adéquatement en fonction du public cible et du message à transmettre. Voici les outils qui sont habituellement utilisés tant pour les communications avec les publics internes de l’organisation que pour les communications avec les publics externes. 62 Misez sur l’intelligence de vos employés et osez communiquer 1 À l’interne Haute direction Gestionnaires Employés Messagerie vocale à options multiples X X Conférence téléphonique X X Site Internet X X Courrier électronique et groupe de discussion X X Guide du gestionnaire X Bulletin d’information X X X Rencontres d’information X X La messagerie vocale La ligne téléphonique à options multiples ressemble à une grande boîte vocale que l’on divise en fonction de thèmes ou de destinataires. Les sept chiffres du numéro de téléphone permettant de joindre la boîte sont les mêmes pour tous les destinataires. Seul le numéro de la sous-section varie (exemple: composez 123-4567 et faites le 1 si vous êtes un gestionnaire, faites le 2 si vous êtes un syndiqué, etc.). Ainsi, un seul numéro de téléphone permet à différents utilisateurs d’avoir un accès direct au message qui leur est destiné. Diffuser un seul numéro est facile. Dans ce contexte, c’est le destinataire qui choisit le moment où il souhaite recevoir l’information. Un employé peut toujours accéder au message destiné au gestionnaire. C’est en effet une façon de démontrer le sérieux de l’organisation en matière de transparence. Se doter d’outils adéquats 63 De plus, pour une intervention rapide, un service téléphonique peut être programmé pour transmettre simultanément dans la boîte vocale personnelle de plusieurs utilisateurs un message préenregistré. Par exemple, tous les gestionnaires pourraient, au même moment, recevoir un appel téléphonique de la direction diffusant une information utile à leur gestion ou à la compréhension des événements. Au lieu que ce soit le destinataire qui décide du moment qui lui convient pour prendre connaissance de l’information, c’est le RC qui transmet l’information directement aux destinataires visés au moment qu’il juge opportun. La messagerie vocale présente les avantages suivants: } C’est un outil de communication très flexible qui permet d’informer rapidement et régulièrement employés et gestionnaires de l’évolution de la négociation. } Le contenu de chaque boîte vocale est adapté au destinataire. } L’information est uniforme pour un groupe donné de destinataires. Par contre: } Elle se limite à des messages courts et simples. Les communications trop longues et trop complexes irritent le récepteur, qui raccroche avant la fin du message. Quel genre de message peut-on y trouver? } La messagerie vocale est recommandée pour une information courte et factuelle. 64 Misez sur l’intelligence de vos employés et osez communiquer La conférence téléphonique La conférence téléphonique est un outil qui peut être utilisé par différents groupes d’intérêts au sein de l’organisation. La conférence téléphonique présente les avantages suivants: } Elle permet de réunir au moment convenu des intervenants qui se trouvent à des endroits différents. } Elle favorise la simultanéité dans les échanges. Par contre: } Elle exige de la discipline. Car, comme les participants ne se voient pas, leur attention se relâche. } Le coût peut être élevé si l’entreprise fait quotidiennement usage des services offerts par les firmes spécialisées. Quel genre d’information peut-on y trouver? } Les enjeux de la négociation. } Des explications permettant aux gestionnaires de pouvoir, à leur tour, répondre adéquatement à des questions. } De l’information qui aidera à comprendre les événements qui se produiront à brève échéance. Le site Internet Le site Internet permet de rendre facilement accessibles des renseignements destinés à divers publics. Le site Internet présente les avantages suivants: } Par des niveaux d’accès différents, il informe à la fois les gestionnaires et les employés. [3.15.219.217] Project MUSE (2024...