Développement de systèmes d'information: Une méthode intégrée à la transformation des processus, 3e édition

Chapitre 8: Activité 6. Mise en place et exploitation

C H A P I T R E 8 Activité 6. Mise en place et exploitation OBJECTIFS DE L’ACTIVITÉ DE MISE EN PLACE ET D’EXPLOITATION La septième et dernière activité d’un projet de développement de système est la mise en place du nouveau processus et l’exploitation du système. Son principal objectif est de s’assurer que le processus et le système s’intégreront, avec un minimum de heurts, aux activités normales de l’organisation et qu’ils pourront être adaptés aux changements éventuels des besoins des utilisateurs. Cette étape comporte deux grands types de tâches ; les unes s’intéressent aux aspects technologiques, les autres aux aspects humains. Bien que les premières ne soient pas à négliger, c’est souvent à une gestion inadéquate des aspects humains que l’on doive attribuer l’échec d’un système d’information . En effet, une attitude positive de la part des utilisateurs est un facteur critique du succès du nouveau système. Cependant, l’analyste ne devra pas attendre que le projet soit parvenu à cette phase avant de faire en sorte que les utilisateurs soient engagés psychologiquement face au syst ème. De nombreuses études ainsi que l’expérience des praticiens ont en effet montré que l’acceptation d’un système par les utilisateurs est étroitement reliée à leur degré d’engagement et de participation à toutes les activités du développement, et non pas uniquement au cours des activités de fin de projet. 428 428 428 428 428 Le développement de systèmes d’information L’implantation d’un nouveau système, nous l’avons dit à plusieurs reprises, peut constituer un changement important pour l’organisation. De nombreuses approches au changement organisationnel prennent appui sur le modèle proposé il y a près de 50 ans par K. Lewin1 . Ce modèle stipule que, pour qu’un changement soit réussi, l’individu (ou l’organisation) doit passer par trois phases: la déstabilisation (unfreezing), le changement (moving) et la restabilisation (refreezing). La déstabilisation a pour effet de créer un climat propice au changement, de faire prendre conscience à l’individu qu’un changement s’avère nécessaire. Les recherches dans le domaine ont démontré qu’un changement a peu de chances de se réaliser si les acteurs ne sont pas pleinement conscients qu’un problème existe, que la situation dans laquelle ils se trouvent n’est pas adéquate et «qu’il faut faire quelque chose ». Tous les utilisateurs d’un système d’information ne vivent cependant pas cette prise de conscience en même temps ! Si les responsables d’une demande d’étude de système se rendent compte des problèmes causés par la façon présente de fonctionner, il n’en est peut-être pas de même pour les utilisateurs chargés d’effectuer les traitements de données, ou pour certains destinataires de l’information produite par un système. L’analyste ou l’équipe d’analyse aura donc souvent la responsabilité, auprès de certains utilisateurs, de mener à bien cette phase de déstabilisation et ce, au début du projet, lors de l’évaluation de la demande et de l’analyse détaillée. Selon le modèle, lorsque la phase de déstabilisation est terminée, l’individu est prêt à accepter le changement, que ce soit une nouvelle façon de se comporter, de penser ou de travailler. La phase de changement (moving) consiste donc à apporter à l’individu ou à l’organisation cette nouvelle façon de faire. Dans le cas d’un projet de système d’information, la conception des modèles logique et physique externe, la réalisation technique et la mise en place font partie de cette phase. On comprend que les utilisateurs soient parfois impatients de voir le système termin é. Si la phase de déstabilisation s’est déroulée de façon adéquate, les utilisateurs sont insatisfaits de la situation actuelle et désirent un nouveau système. La nécessité d’attendre (souvent de nombreux mois, ou même des années) qu’un nouveau système soit réalisé leur est parfois difficile à accepter. L’engagement et la participation des utilisateurs au cours de ces étapes sont donc précieux non seulement parce qu’ils permettent de s’assurer que le syst...