La gestion intégrée des documents (GID) en format papier et technologiques : documents administratifs, documents d'archives et documentation de référence

Michel Roberge est président de Solutions Documentaires GESTAR, une entreprise québécoise fondée en 1985 et spécialisée dans la promotion de systèmes intégrés de gestion des documents administratifs et des documents d'archives. Les nombreuses publications et conférences de Michel Roberge dans le domaine de la gestion documentaire lui ont valu plusieurs prix décernés par l'Association des archivistes du Québec. L'avantpropos de l'ouvrage rend d'ailleurs bien compte, d'une manière détaillée, des 35 années d'expérience de l'auteur dans des milieux de travail variés, de ses succès et de ses échecs professionnels dans le domaine de la gestion des documents administratifs et des documents d'archives auprès d'organismes dans les secteurs public et privé.

L'introduction de l'ouvrage est d'emblée constituée de références chronologiques et historiques qui mettent en évidence les principales étapes de l'évolution des moyens de création et de conservation de l'information consignée et d'une rétrospective de la discipline archivistique. L'ouvrage s'articule ensuite en quatre parties, d'importance inégale, elles-mêmes divisées en modules. La première partie, la plus développée, présente l'environnement d'un système de gestion intégrée des documents (GID). Les différents types d'organisations publiques et privées et leurs caractéristiques y sont aussi présentés. Puis, un deuxième module est consacré aux ressources à gérer : les documents et les dossiers, les supports et leurs formats ainsi que les contenants dans lesquels ils sont conservés. Le troisiè me module dresse, à titre de référence, la liste des principales normes, politiques, directives, et bonnes pratiques internationales, québécoises et canadiennes qui ont une incidence sur la gestion des documents et des dossiers, tous supports confondus. Le module suivant présente les lois et règlements québécois et canadiens relatifs à l'accès à l'information et à la gestion des documents et auxquels est assujetti un organisme public ou une organisation du secteur privé. De nombreux extraits des textes législatifs accompagnent cette présentation. Enfin, cette première partie est complétée par un module sur les métiers de la GID : les types d'intervenants, la formation institutionnelle et les principales associations professionnelles en GID.

La deuxième partie de l'ouvrage traite du concept de GID. L'auteur fournit une définition de la GID en tant que système en relation avec les processus d'affaires et les autres systèmes existants dans une organisation. Un module est ensuite consacré aux composantes d'un tel système : les documents normatifs, les schémas de classification, le calendrier de conservation, les outils de vocabulaire contrôlé, le logiciel et le manuel de GID. Le troisiè me module de cette deuxième partie décrit ensuite les fonctions d'un système de GID : d'abord, celles qui sont en amont et en périphérie de celui-ci, puis celles relatives à la gestion des documents et des dossiers administratifs, à la gestion des documents d'archives de conservation permanente et à la gestion de la documentation de référence et de toute autre information consignée sur un support. Enfin, un quatrième module porte sur les aspects techniques et les processus liés à la numérisation, au microfilmage et à la migration des documents ainsi que sur les aspects légaux liés au transfert et à la migration des supports d'information.

La troisième partie est consacrée à la gestion d'un projet de GID. Un premier module est consacré aux activités relatives à la conception, au développement, au déploiement, à l'évaluation et à la maintenance d'un nouveau système alors que le deuxième décrit la gestion d'un projet de mise à niveau d'un système existant.

La quatrième et dernière partie énumère brièvement les facteurs de succès pour la conception, le développement, le déploiement et la maintenance d'un système de GID. La conclusion, quant à elle, est l'occasion pour l'auteur de tenter d'imaginer les systèmes de gestion documentaire des années à venir. L'ouvrage est complété par un lexique.

Michel Roberge est un auteur prolifique dont les écrits s'appuient sur une expertise et un parcours professionnel très riche. La gestion documentaire est un domaine qui s'est développé considérablement dans les dernières années face aux défis liés à l'intégration de documents d'archives polymorphes au sein d'un système global, raisonné et uniforme de gestion documentaire. Les manuels rédigés en franc¸ais sont rares et cet ouvrage constitue un apport sans aucun doute incontestable à la pratique de l'archivistique au sein des organisations. L'auteur utilise le style d'écriture pragmatique dont il est accoutumé à employer dans ses écrits : une simplicité de présentation accompagnée d'une utilisation abondante de figures, tableaux et schémas visant à faciliter la compréhension des thèmes abordés. La présentation de la gestion intégrée des documents s'appuie sur de nombreuses références aux textes législatifs et normatifs québécois, canadiens et internationaux qui pourront servir d'aide-mémoire aux étudiants, techniciens et professionnels de la gestion documentaire. On observe cependant de nombreuses redondances avec le contenu thématique des manuels publiés antérieurement par le même auteur. Il est aussi à déplorer le manque d'assises théoriques dans les propos, l'utilisation de nombreux néologismes dont l'adoption ultérieure par les archivistes parait incertaine, un cadre conceptuel qui ne fait présentement pas consensus au sein de la communauté archivistique québécoise (c.-à-d. la distinction entre les documents administratifs et les documents d'archives) et l'absence de bibliographie. L'auteur ne cite que les sources « les plus récentes » accessibles sur Internet et se contente de renvoyer le lecteur à la bibliographie de la revue Archives de l'Association des archivistes du Québec et à celle du Portail international archivistique francophone (PIAF). Il est dommage que ne soient pas mentionnés les principaux textes ayant pu orienter la réflexion tant théorique que méthodologique de l'auteur qui se dit avant tout influencé par une expérience pratique sur le terrain.